Kollegaenes «gavmildhet» endte med oppsigelse

Utro tjenere rammer både små og store bedrifter. Da daglig leder, Trygve, oppdaget avvik i butikkens regnskap, kom årsaken som et sjokk.

Ansatte som stjeler fra jobben finnes i de fleste bransjer og virksomheter, og dette skjer mye oftere enn man skulle tro, ifølge Harald Bjørn Harung, strategisk partnersjef hos Avarn Security.

– Det kan få flere konsekvenser for bedriften, i verste fall så store økonomiske tap at det fører til konkurs. Har det pågått over lang tid, er det som regel kroken på døren for godt, sier Harald. Jeg opplever at tillitsbruddet er den største konsekvensen. Dette er noe som følger daglig leder i ettertid også. Vi har flere eksempler på at det går utover miljøet på jobb også og preger arbeidshverdagen – sviket.

Slik kunne det ha endt for Trygve, daglig leder i en norsk klesbutikk. Men én viktig faktor, reddet bedriften hans.

Hvorfor skjer dette? Dyrtid – folk sliter å få endene til å møtes. De begynner i det små med mindre summer. Når de lykkes, prøver de seg på svinn av større summer. Den ansatte som begår lovbruddet finner en mulighet fordi de har tillit fra ledelsen, kjenner de utdaterte rutinene og finner et smutthull. Det får etablert seg i det stille. Det er aldri hensikten om å begå grov økonomisk kriminalitet – men det ble sånn. 
 

Ga skyhøye vennerabatter

Både ledere og andre ansatte kan stjele verdier som tilhører arbeidsplassen. Det er dette som kalles internt svinn eller underslag.

Tidligere har tyveri av kontanter vært normal fremgangsmåte, men nå ser vi at Vipps-overføringer øker markant. Overgangen fra det å fysisk stjele penger fra butikk-kassen til å gjøre dette digitalt senker terskelen for å begå tyveri. Andre metoder er forfalsket retur-kvitteringer eller stjålet utstyr. Et annet eksempel på svinn er varetyveri.

Camilla Nikolaysen Øien, ansvarlig for Sikker Bedrift hos Tryg, har møtt flere kunder som er blitt rammet av utro tjenere. En av dem er butikkleder Trygve. 

Grunnet taushetsplikt, må hans virkelige identitet anonymiseres.

– Da Trygve sjekket regnskapstallene i bedriften, merket han at de ikke samsvarte med varebeholdningen. Som kunde i Avarn Security og Tryg, tok han kontakt og ba om hjelp til å undersøke nærmere, forteller Camilla.

Avarn Security sjekket tilgjengelig dokumentasjon og fant store avvik. De meldte inn saken til Tryg, og noen dager etter fikk Trygve vite årsaken til avviket. Det kom som et sjokk.

Avviket i regnskapstallene skyldtes nemlig to av hans ansatte som hadde gitt skyhøye rabatter til venner og kjente på dyre merkeklær.

Skyldes rutinesvikt

Tall fra en tidligere Kriminalitets- og sikkerhetsundersøkelse i Norge viser at hele 28 prosent av norske bedrifter har opplevd utro medarbeidere.

Når en ansatt først har begynt å stjele fra jobben, er det også større sannsynlighet for at den kriminelle atferden fortsetter til vedkommende blir avslørt.

Noen bedrifter er mer utsatte for internt svinn enn andre, og ofte skyldes det mangel på rutiner, opplyser Harald.

– Vi kommer ofte til bedrifter som ikke har rutiner på plass, og da er det vanskelig å finne den skyldige fordi det er lite sporbarhet i bedriften, forteller han.

 

---

• Gode rutiner for å bekjempe underslag

  • Kjenn dine ansatte: Be om referanser fra tidligere arbeidsgivere.
  • Før gode rutiner på ditt varelager: Varetelling, returvarer, status på lager og bestilling av varer.
  • Opprett klare retningslinjer på vennehandel: Hvem skal betjene nettverket til dine ansatte? 
  • Kontrolltiltak på rutiner: Rutinene må utprøves, oppdateres og justeres svinnforebyggende tiltak. Her er det lurt å be om profesjonell hjelp.
  • Varslingsrutiner: Gjør det trygt å varsle, og opplys alle dine ansatte om varslingsrutinene.
  • Varelager: Ha kontroll på hvem som har adgang til varelageret og lokalet – og til digitale tjenester som handler om bedriftens økonomi.
  • Revisjon: En revisor kan hjelpe deg med å avdekke internt svinn.

– Be om referanser

Det viktigste en bedriftsleder kan gjøre for å unngå internt svinn, er å sørge for etablerte rutiner rundt varetelling, returvarer, status på lager og bestilling av varer, ifølge Camilla i Tryg,

– Å stole på folk er en verdi som er godt etablert i det norske samfunn. Uærlighet oppstår dessverre når muligheten byr seg, sier hun.

Forebygging er gull, mener Camilla, som har følgende råd til bedriftsledere,

• Ha kontroll på hvem som har adgang til lager og lokaler
• Kjenn dine ansatte. Be om referanser og gjennomfør bakgrunnssjekk
   

Reddet bedriften

Etter at de ansatte i Trygves klesbutikk var blitt avslørt, tok Avarn Security saken videre, og sørget for riktig oppsigelsesprosess med de to.

– De sørget også for at de ansatte skrev under på et tilståelsesbrev, når all dokumentasjon var på plass, forteller Camilla.

Rabattbruken utgjorde store beløp. Siden de ansatte ikke hadde hatt noen personlig gevinst, hadde de ikke råd til å betale pengene tilbake.

Heldigvis hadde Trygve forsikring inkludert i tjenesten.

–Tryg tok jobben med å kreve inn beløpet fra de tidligere ansatte. Etter fem arbeidsdager hadde Trygve mottatt skadeoppgjøret, sier Camilla.
 

Total trygghet

Avarn Security og Tryg tilbyr kontrollprogram og kriminalitetsforsikring som styrker arbeidet mot intern kriminalitet i bedriften, og dekker tapet ved interne tyverier og underslag.

– Det er en total trygghetsløsning for bedriftene der vi sikrer færre skader og større trygghet, forklarer Camilla.

Oppfulgt av opplæring, kontroller og stikkprøver er det lettere å avsløre svinn med dette programmet, mener hun.

– Sikker Bedrift passer på kundene før, under og etter en skade eller hendelse, avslutter Harald.